In letteratura si riscontrano moltissime teorie su come approcciare agli approvvigionamenti in modo efficace e proficuo. Spesso però si perdono di vista alcuni principi chiave che devono essere pochi, ma chiari e applicati in modo continuativo.

• Il buyer deve presentarsi alla trattativa senza lasciare nulla al caso;
• Il segreto del successo è non improvvisare;
• La trattativa deve essere pianificata prima dell’incontro.

Le modalità (interlocutore ed il mezzo attraverso cui negoziare) con cui condurre la trattativa devono essere definite dal Buyer in funzione del valore della negoziazione e del suo potere negoziale.

Il Buyer deve poter scegliere l’interlocutore che, a secondo dei casi può essere:

• L’agente di vendita;
• Il Direttore Commerciale;
• L’Amministratore Delegato o il Proprietario.

Il Buyer deve poter scegliere la modalità dell’incontro o dell’approccio che gli consenta di utilizzare al meglio le sue leve negoziali:

• Di persona;
• Al telefono;
• Via e-mail.

Considerazioni sulla scelta degli elementi basilari della trattativa

Il buyer sceglie l’interlocutore giusto in funzione del potere decisionale richiesto dalla negoziazione in questione.

• Chi non ha il potere decisionale necessario per concludere il contratto rifiuterà ogni tipo di accordo e farà fallire la negoziazione;
• In alcuni casi è più facile chiudere la trattativa alle condizioni richieste negoziando direttamente con l’Amministratore Delegato dell’azienda fornitrice piuttosto che con l’area commerciale.

Maggiore è il potere negoziale del buyer e maggiore sarà la sua autonomia nel decidere e concordare sia le condizioni economiche che le clausole contrattuali; al contrario un buyer più debole e con meno autonomia può provocare un rallentamento della trattativa e incomprensioni con la controparte. In questo caso sarà utilizzare lo strumento dell’e-mail perché si corrono meno rischi di essere smentiti e contraddetti e si ha il tempo necessario per ottenere tutte le informazioni dai veri “decisori” (cosa che nel rapporto one to one non è possibile, in quanto bisogna rispondere prontamente ai temi che si affrontano con la controparte).

Si riesce ad aumentare la probabilità di convincere il fornitore ad accettare le proprie condizioni se prima dell’incontro si è ben preparati sia sull’argomento tecnico da affrontare che sulla controparte. In particolare bisogna focalizzarsi:

• sulle motivazioni alla base delle richieste. Il bluff paga in alcuni casi e solo se ben preparato. È preferibile ammettere la momentanea carenza di elementi (offerte alternative) e prendere tempo piuttosto che inventare soluzioni difficilmente perseguibili con il rischio di perdere di credibilità.
• sul pensare ed individuare anticipatamente le obiezioni che il fornitore potrà presentare (es. andamento dei costi delle materie prime, andamento volumi, mancati adeguamenti dei prezzi, tempistiche di approvvigionamento dei componenti, ecc..) in modo da prepararsi “tecnicamente” ad affrontarle o comunque a dare alle stesse una quantificazione oggettiva.

Un Buyer è dotato di potere d’acquisto quando:

• Riveste il ruolo di leader nel mercato specifico relativo ai prodotti che sta acquistando;
• Conosce molto bene il prodotto/servizio e gli elementi che ne determinano il costo;
• I prodotti/servizi che acquista sono standardizzati e fabbricati a ciclo continuo;
• I costi/tempi di trasferimento sono limitati;
• Possiede informazioni complete sul mercato dell’offerta e della domanda.

I fattori influenzanti i rapporti di forza tra buyer e venditore sono:

• Incidenza economica dell’oggetto d’acquisto sui fatturati delle due parti;
• Scelta di prodotti da fornitori alternativi;
• Informazioni possedute relative all’andamento dei mercati ed ai prezzi di riferimento;
• Tempi di reperimento: fabbricazione/produzione e consegna;

Atteggiamenti e tecniche di approvvigionamento in funzione del potere d’acquisto del buyer

Potremmo identificare tre concetti chiave di fondamentale importanza per concludere una negoziazione:

• BATNA:, Best Alternative To a Negotiated Agreement, cioè la miglior alterativa ad un accordo negoziato;
• Prezzo di riserva (prezzo limite o soglia di uscita), ossia il punto minimo al quale saremmo disposti a sottoscrivere un determinato accordo;
• ZOPA,: Zone Of Possible Agreement, cioè la zona di possibile accordo.

Questi concetti, elementi caratteristici della negoziazione, ci fanno riflettere su come prepararci ad una trattativa e a quali accorgimenti utilizzare durante la stessa.

Resta comunque fondamentale un altro concetto, ovvero quello dell’allenamento; le capacità di negoziazione sono certamente un’indole che molti considerano innata, ma praticare la negoziazione in modo costante permette di migliorarsi nel tempo e di affinare in modo deciso le proprie abilità di valutazione delle possibili soluzioni alternative al problema.