La capacità di delega è una competenza imprescindibile nel lavoro di un manager. Peter Drucker (economista e saggista austriaco naturalizzato statunitense) sosteneva che: “il management è il conseguimento di obiettivi tramite terzi”.

L’attività di delega si è evoluta nel tempo: dalla delega di poteri (poteri di firma), a delega delle decisioni. Se in origine la delega consisteva nell’identificare in azienda una persona di fiducia autorizzata a firmare documenti, la delega oggi viene maggiormente intesa come delega delle decisioni. Decisioni importanti ed irreversibili in merito alle strategie, all’organizzazione ed all’operatività, rendendo maggiormente flessibile, veloce e produttiva l’azienda nella sua interezza.

La delega può essere vista come un decentramento momentaneo di responsabilità, senza alterare il ruolo del collaboratore, assegnando però compiti, responsabilità ed autorizzandolo a dotarsi dei relativi strumenti per il conseguimento degli obiettivi.

Nel processo di delega i poteri sono conferiti dai livelli superiori a quelli inferiori senza diminuire le responsabilità dei manager, i quali dovranno poi rispondere sia per sé, sia per l’operato dei propri delegati.

E’ importante sottolineare che per delega non si intende solo la semplice assegnazione di un compito, ma soprattutto l’affidamento di responsabilità. Altro aspetto di fondamentale importanza poi, sarà quello di definire le  modalità di verifica del lavoro svolto.

Un’attività efficiente di delega avviene quindi sempre in tre fasi:

1) Delegare decisioni: fissando gli obiettivi da perseguire con il collaboratore, il manager deve conferirgli totale autonomia nel definire i mezzi e i modi di realizzazione;

2) Condividere le responsabilità: delega delle decisioni non significa che il leader deleghi anche le proprie responsabilità. Se il delegato commette degli errori, la colpa ricadrà sul manager che ha sopravvalutato le capacità del collaboratore, o che ha sottovalutato le insidie del contesto in cui si doveva operare;

3) Controllare i risultati di delega: bisogna lasciare che il collaboratore svolga il compito a lui assegnato senza intromissioni e, al tempo stesso, non ci si deve mostrare disinteressati e ignorare ciò che accade. Al termine di questa fase, si possono decidere insieme al collaboratore le azioni correttive che rimedieranno ad eventuali imprecisioni o errori.

Ma quali sono le azioni e le mansioni che vengono delegate con maggiore frequenza?

• Redigere report;
• Gestire alcune tipologie di relazioni ricorrenti con i clienti;
• Gestire i problemi nelle relazioni con i fornitori;
• Pianificare il lavoro giornaliero;
• Analizzare e risolvere i problemi che si presentano con maggior frequenza;
• Verifica ed eventuale aggiornamento delle procedure di lavoro;
• Rispondere alle domande più frequenti.

Quali sono i vantaggi che derivano da una gestione efficace della delega? Tra le risposte più frequenti date dai manager:

• Crescita del personale e maggiore produttività: delegare significa sfruttare pienamente le risorse umane e creare opportunità di crescita per i collaboratori. Più si è incaricati a gestire nuove responsabilità e più si rafforzano le capacità e le abilità. Al tempo stesso, crescono quindi anche competenza, la fiducia e la motivazione.
• Buona creatività e buone soluzioni: delegare permette al personale di essere autonomi e di concentrarsi immediatamente sui problemi, trovando un maggior numero di soluzioni ed idee migliori.
• Migliore gestione del tempo ed una migliore qualità di lavoro per i manager: delegare consente di potersi maggiormente concentrare su questioni strategiche e permette il raggiungimento di un ruolo di leadership più elevato nella soluzione dei problemi. Questo migliore impiego del tempo vi fa diventare la guida di cui gli altri hanno necessità.

Infine, è importante creare e mantenere entusiasmo gratificando i collaboratori che accettano la responsabilità della delega con elogi verbali e monetari, meglio se commisurati ai risultati. Insomma dare atto dei buoni risultati raggiunti, sempre!